シッピングインストラクションを提出するとき、前回のデータを書き換えれば大丈夫と思っていませんか。S/Iは輸送書類作成に関わる重要な指示情報です。この記事では書類全般の紹介から一歩進み、提出前の照合と、誤りが分かったときの連絡方法に絞って解説します。
S/Iは最新の出荷情報と照合する
S/I（Shipping Instructions、船積指示書）の提出項目は、船会社や輸送条件によって異なります。船会社の案内を確認したうえで、予約情報、荷送人・荷受人、貨物内容、個数、重量などが実際の出荷内容と一致するかを確認します。前回の書式を使っても、前回の条件まで引き継がないことが大切です。
誰が提出し、誰が最終確認する？
輸出者が必要情報を用意し、フォワーダー等が取りまとめる場合もあります。提出窓口と確認担当者を明確にし、提出済みの版を関係者で共有しましょう。担当者ごとに異なる版を持っていると、訂正前の情報が再利用される原因になります。
S/I提出前に照合したい項目
インボイスやパッキングリストを横に置き、数字と名義を順番に照合します。Maerskの案内では、輸送案件番号、コンテナ番号、包装の個数・種類、貨物の総重量、支払条件、貨物明細、荷送人・荷受人の名称住所等が挙げられています。必要情報は利用先の最新案内を優先してください。
- 予約番号と対象便が一致しているか
- 荷送人・荷受人の正式名称と住所が最新か
- 個数の単位が箱・パレット等で整合しているか
- 重量の単位と梱包を含む範囲が正しいか
- 品名が実際の商品を説明しているか
- 運賃の支払条件が合意と一致するか
具体例：箱数とパレット数の食い違い
説明用の例として、段ボール50箱を2パレットにまとめて出荷するとします。一方の資料に50 cartons、別の資料に2 palletsとある場合、数字だけを見れば異なりますが、梱包の階層が違う可能性があります。
数字を合わせる前に単位を確認
どの梱包単位を各欄へ記載するのかを提出先に確認し、必要な内訳が伝わるようにします。勝手に50を2へ直すのではなく、箱数とパレット数の関係が追える元資料を用意しましょう。梱包方法が変更されたときは、個数だけでなく重量や寸法にも変更がないか確認します。
提出期限と訂正の進め方
S/Iの提出期限を、CYへの搬入期限やVGM提出期限と同じだと考えないようにします。予約便ごとの案内を確認し、社内では確認時間を含めた期限を設けましょう。締切ぎりぎりに不足項目が判明すると、取引先への再確認が間に合わないことがあります。
提出後に誤りが分かったら
案件番号、誤りのある欄、訂正前と訂正後の内容をまとめ、提出先へ連絡します。新しいファイルを送るだけでなく、どこを変更したか明記しましょう。訂正の可否、費用、輸送や書類発行への影響は段階や条件で異なるため、回答を確認します。
ドラフトB/Lも確認しよう
S/Iを直した後も、作成された書類へ反映されたか確認が必要です。ドラフトB/L等の確認では、荷受人や個数・重量を再度照合し、修正依頼の回答と最終版を保管します。
まとめ：転記より照合を重視しよう
S/Iの確認では、案件・当事者・貨物・条件・期限の順に確認すると漏れを減らせます。前回データの流用だけで終えず、最新の出荷資料と照合してください。訂正時は変更点と反映確認までを一つの作業として管理しましょう。
